Các bước áp dụng, chứng nhận ISO 9001

1. Quyết định, quyết tâm xây dựng áp dụng của lãnh đạo

Việc ra quyết định áp dụng ISO 9001 trong tổ chức hay không của Lãnh đạo quyết định đến sự thành công hay thất bại khi áp dụng ISO 9001, bởi nếu lãnh đạo không quyết tâm thì rất kho thực thi áp dụng.

2. Phân công các cá nhân tham gia xây dựng và triển khai ISO

Lãnh đạo doanh nghiệp cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO dựa trên cơ sở chuyên môn nghiệp vạu và định hướng quản lý của doan nghiệp.

3. Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sư đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, ban ISO sẽ lên kế hoạch lập thực hiện chi tiết.

4. Thông báo trong nội bộ tổ chức

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.

5. Xây dựng và thiết lập các quy trình/hướng dẫn và biểu mẫu

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Ngoài ra để đảm bảo thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định thì với mỗi công đoạn sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và hướng dẫn chuẩn hóa.

6. Thực hiện và vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001.

7. Đánh giá, giám sát nội bộ quy trình áp dụng ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.

8. Đăng ký và chứng nhận ISO 9001

Khi doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cần tìm đến tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký chứng nhận. Sau khi đăng ký chứng nhận tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm xuống doanh nghiệp để đánh giá, thẩm định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn.

Chứng chỉ chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ là một lợi thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu, hình ảnh rất lớn.

9. Duy trì chứng nhận ISO 9001

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng và khó khăn không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.